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Contrato de Encargo de Tratamiento de Datos · OnPole Manager

Última actualización: 19 de octubre de 2026 · Versión 1.0

Este Contrato se celebra conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y al artículo 33 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD). Forma parte de las Condiciones del Servicio OnPole Manager y se acepta junto con ellas.

1. Partes y papeles

Responsable del tratamiento: el Circuito que usa OnPole Manager.
Encargado del tratamiento: OnPole, S.L. (NIF B56694482), Avenida Manoteras, 24, Piso 2, 28050 Madrid · info@onpole.io.

Este Contrato cubre solo los datos personales que el Circuito introduce, importa o gestiona en el Manager para su propia actividad. No cubre:

Los datos de las cuentas de la app OnPole, de las que OnPole es responsable.
Los datos de los usuarios del panel, de los que OnPole es responsable conforme a su Política de Privacidad.

2. Objeto, duración y naturaleza


Objeto	Prestar el servicio OnPole Manager: alojamiento, almacenamiento, organización, consulta y envío de comunicaciones por cuenta del Circuito.
Duración	Mientras el Circuito use el Manager, más el plazo de devolución y supresión del §9.
Naturaleza y finalidad	Gestión de reservas, clientes, eventos, academia, fidelización, comunicaciones, facturación de reservas y soporte del Circuito.

3. Datos y personas afectadas

Personas afectadas	Tipos de datos
Clientes y pilotos del Circuito	Nombre, apellidos, email, teléfono, fecha de nacimiento si el Circuito la pide, historial de reservas y visitas, importes y estado de pagos, notas, consentimientos de marketing, valoraciones de karts
Participantes en eventos y alumnos de la academia	Datos de inscripción, resultados y tiempos
Personal del Circuito (si el Circuito lo registra)	Nombre, email, rol

El Manager no está pensado para tratar categorías especiales de datos (salud, etc.). El Circuito no debe introducirlas. Si lo hace, por ejemplo en notas libres, responde de ello.

4. Obligaciones de OnPole como encargado

OnPole se compromete a:

Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del Circuito. Se consideran instrucciones estas Condiciones y el uso que el Circuito hace del panel. Si OnPole considera que una instrucción infringe la normativa, se lo dirá al Circuito.
No usar los datos para fines propios, salvo estadísticas agregadas y anonimizadas del servicio.
Garantizar que su personal con acceso a los datos tiene un compromiso de confidencialidad.
Aplicar las medidas de seguridad del §6.
Usar solo los subencargados del §7 y en las condiciones que allí se indican.
Ayudar al Circuito a atender los derechos de los interesados (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad). Si un interesado se dirige a OnPole por datos del Circuito, OnPole se lo trasladará en un máximo de 5 días hábiles.
Ayudar al Circuito, en la medida razonable, con evaluaciones de impacto y consultas a la autoridad de control.
Notificar al Circuito sin dilación indebida, y en un máximo de 48 horas desde que tenga conocimiento, cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos, con la información disponible para que el Circuito pueda cumplir sus obligaciones.
Llevar el registro de actividades de tratamiento como encargado.
Poner a disposición del Circuito la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables. Estas se harán con preaviso de 30 días, como máximo una al año salvo incidente y a cargo del Circuito.

5. Obligaciones del Circuito como responsable

El Circuito se compromete a:

Tener una base legal para tratar los datos que introduce y haber informado a los interesados (art. 13 y 14 RGPD), indicando que usa un proveedor de software de gestión.
Recoger y conservar los consentimientos necesarios, en particular para enviar comunicaciones comerciales.
Introducir solo los datos necesarios y mantenerlos exactos.
Atender los derechos de sus clientes, con la ayuda del Manager y de OnPole.

6. Medidas de seguridad

OnPole aplica, entre otras, estas medidas:

Cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS) y contraseñas almacenadas con hash.
Control de acceso por usuario y rol. Cada circuito solo accede a sus datos.
Alojamiento en centros de datos de Amazon Web Services con certificaciones ISO 27001 y SOC 2.
Copias de seguridad periódicas.
Registro de actividad de los usuarios del panel.
Acceso del personal de OnPole limitado a lo necesario para soporte y mantenimiento.
Actualización y revisión periódica del software.

7. Subencargados

El Circuito autoriza a OnPole a recurrir a estos subencargados:

Subencargado	Servicio	Ubicación
Amazon Web Services EMEA SARL	Alojamiento, base de datos, almacenamiento de archivos y envío de emails	UE / EE. UU.
Stripe Payments Europe, Ltd.	Procesamiento de pagos de reservas y suscripciones	Irlanda (subencargados en EE. UU.)
Expo, Inc., Apple Inc., Google LLC	Envío de notificaciones push	EE. UU.

OnPole impondrá a cada subencargado las mismas obligaciones de protección de datos de este Contrato.
OnPole avisará al Circuito de la incorporación o sustitución de subencargados con 15 días de antelación. El Circuito podrá oponerse por motivos razonables y, si no hay acuerdo, darse de baja sin penalización.

8. Transferencias internacionales

Cuando un subencargado trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en:

Decisiones de adecuación, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las empresas adheridas.
O cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, con las garantías adicionales que procedan.

9. Fin del encargo

Cuando el Circuito se dé de baja, puede pedir en los 30 días siguientes la devolución de sus datos en un formato estructurado de uso común (CSV).
Pasado ese plazo, OnPole suprimirá los datos del Circuito o los anonimizará.
OnPole solo conservará, bloqueados, los datos que deba guardar por obligación legal mientras puedan derivarse responsabilidades.
Las copias de seguridad se eliminan en su ciclo ordinario de rotación.

10. Responsabilidad

Cada parte responde de los daños que cause por incumplir sus obligaciones conforme al artículo 82 del RGPD. Si OnPole trata los datos para fines propios o en contra de las instrucciones del Circuito, será considerado responsable del tratamiento respecto de ese tratamiento.

11. Ley aplicable

Este Contrato se rige por la ley española y por el RGPD. Para cualquier controversia, las partes se someten a los Juzgados y Tribunales de Madrid capital.